写真は、恐る恐るトンネルに入る長男
意味のない慣習を続ける
めだかハウス延岡では、毎月の工賃のお支払い時に、お弁当を頼んだかたは相殺処理をします。
例えば、2万円の工賃作業をしたかたが、その月2千円分のお弁当を頼まれたら、18,000円を支給します。工賃明細書には、その内訳が表示されます。
それとは別に、「お弁当代2,000円領収しました」という領収書を発行していました。
自分はその領収書を作成したことがなく、いつもスタッフが作成してくれていたので、
あまり深く考えていませんでした。
しかし、ちょうど先月スタッフが忙しく、代わりに僕が作成することになりました。
疑ってみる
めんどくさがり屋の自分は、「なんでその資料を作成する必要があるのか？」とか、「作成するのであれば、いかに簡単に作成できないか？」を考えてしまいます。
今回の領収書も、「そもそも何でこれを作ってるのだろう？」と考えました。
利用者さんは、別に確定申告をするわけでもなく、事業者でもないし、何をもってこの領収書を必要としているのだろう、と色々考えました。
特に、工賃明細書に記載している内容と一緒のため、2重に作成する意味を見いだせませんでした。
ふとその疑問をスタッフに聞いていみると、
「以前から引き継いでいたので、考えたこともなかったです」と返ってきました。
辞めたけど、問題は起こらない
実際に、「辞めよう」という結論にいたり、利用者さんにお伝えしたのですが、
何も問題は起こりませんでした。
何も問題は起こらないということは、不要だったとも言いかえれます。
これは無駄な作業をしていたことを責めるものではなく、当たり前と思っていたことを疑うことで、作業が一つ減り、業務改善につながったということです。
まとめ
今回のことは、経理担当者だからこそ分かることだったりもします。
どうしても経理関係の、納品書・請求書ってその順番はどちらが先に発生するかを理解するなど、一般的にはわかりづらいことが多々あります。
そのため、経理と現場スタッフがお互いの仕事をフォローしあうことで、気づけた削減業務だったと思います。
当たり前と思っている業務を、今一度違う視点で改めていきたいと思います。
その経理業務は何のために行っているのですか？
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