写真は、書類保管がしやすい段ボールを購入
7年分の書類整理
今日、スタッフと一緒に、書類の整理をしました。
福祉関連は5年、会計関連は7年または10年の保存の必要があり、年度毎に書類をまとめて段ボールにつめました。（正しい保存期間は、顧問税理士さんにご確認ください）
創業以来、2回目の箱詰めとなり、相当な量がでました。
段ボールにして15箱。
年度毎に約2箱は書類がたまっていることになります。
困ったことに一度封をした段ボールに、追加で入れるようなファイルがでてきたりして、かなりストレスと戦いながらも、綺麗になっていく書庫に救われました。
専用の段ボールが便利
1回目の段ボールつめは、前任の経理担当者が行っており、ドラッグストアでもらった段ボールにいれていました。そのため、商品のロゴや文字が入っているので、いつの書類が入っているかわかりません。
そのこともあり、今回かたづけの前に、アスクルで書類専用の段ボールを購入しておきました。
これには、どのような書類が保存されているか・保存期限日、を上・両サイド・正面に記載できるようになっており、書庫に保管してもすぐに、いつのかを確認できるようになっています。
段ボールをつみあげていくと困るのが、1面だけに内容を書くだけだと、読めない場合があります。
その点、この段ボールは、同じ向きにつみあげていけば、すぐに内容を把握できます。
僕の後任が入ってきても、保存期限日が到来すれば、捨てることが簡単にわかります。
この、誰がみても簡単に理解でき、そしてその後の対応まで明確になっているのは素晴らしいことです。
まとめ
書類の整理は、年度毎に行う必要性を実感しました。
1年に一度行っておけば、こんなに大変なことはありません。
（今日は丸1日2人がかりで、ずっと書類整理で終わってしまいました）
今回、ある程度のルール化ができたので、次回の整理をする時はもっと楽になるかと思います。
要不要のトレーニングにもなり、いかに日々の資料保管の大切さも実感しました。
