パートナーさんの工賃計算をする際は慎重にならざるをえません。（当社では利用者さんのことをパートナーさんと呼びます）
ノウビー（knowbe 業務支援）というクラウド日報が要。
当社ではノウビーというクラウドソフトを利用しています。
どのパソコン、スマホからも入力できるため、スタッフの入力しやすさがあります。
まず、来所するとパートナーさんが勤怠管理画面から、来所ボタンを押します。
（延岡事業所ではｉｐａｄに画面タッチで入力）
そうすることで、スタッフの日報に反映されます。
たびたび、パートナーさんが押し忘れることもありますが、スタッフからも手入力ができるので安心です。
ノウビーで来所と退所を入れると、自動的に作業時間を算出してくれます。
当社は基本的に、10時から15時までが作業時間。12時から13時までがお昼休みです。
9時10分に来所ボタンを押すと、その時間が来所時間となりますが、
自動的に、作業は10時開始となります。
退所前の15時12分に退所ボタンを押すと、作業終了時間は15時と自動で計算。
しかも、昼休み1時間は自動で省いてくれるので、10時から15時まで作業をして昼休み1時間を省くと、実質作業時間は4時間、とノウビーが自動計算してくれます。
毎日、この入力チェックをできていれば、工賃計算時はデータを切り出すだけで、計算には30分もかからず完了します。
体調が悪くて作業中1時間休んだ人はどうするの？
ノウビーを触り始めて感動したのが、この機能です。
例えば、9時15分に来所したAさんが、15時8分に退所したとします。
しかし、この日は体調が優れず、11時5分から12時まで横になって安静にしていた場合、実質の作業時間は、10時から11時、13時から15時までの3時間となります。
どのように入力するかというと、休憩時間という項目を60分から120分に変更するのです。
昼休み60分が自動で入っているので、そこに個別に休憩した時間を入れることで、正確な作業時間を自動で計算してくれるのです。
もしもこれが、1ヶ月に一度の工賃計算時に行うとなれば、その日に何があったのかを経理担当者はスタッフに聞きながら、作業時間を手計算するハメになります。スタッフも前のことは記憶が曖昧でしょう。
そのような日常で起こることがらを丁寧にノウビーに入れることができるので、社内の連携もできます。大事なことは日々の入力です。
当社では、翌日9時までに前日の入力チェックをする仕組みを入れているので、早めの修正をできています。今後も漏れがないかや、良い仕組みがあれば改善していきたいです。
めだか独自のルール
B型事業所は障がい者の職業訓練所です。そのため、就職を見据えた日々の行動を大切にしています。
自転車や自家用車による自身での来所や、毎日来所することが大きな要素となります。
毎日来所することを促すために、皆勤手当を用意しています。
しかし、9割以上の方が1ヶ月に一度の通院が必要だったりするので、どうしても毎日来所することが難しいケースも出てきます。
そのため、遠方への通院のため、半日でも来所することができないパートナーさんへ、有休制度をつくっています。
病院などに通うなど、事前にわかることであれば、有休をつかい来所とみなします。工賃は発生しますが、毎日コツコツ来所するパートナーさんにとっては皆勤手当を逃さず、大きな自身となります。
こういったことも、ノウビーからのデータで出勤日数も自動表示されるので、独自ルールに照らし合わせて対応できます。
まとめ
クラウド日報は有料です。しかし、これだけの便利機能が備わっていれば、無駄な時間を省け効率的なことは間違いありません。必要なITにしっかり投資することで、スタッフの手間を省き、パートナーさんのサポートや休憩時間をとってもらえるようにしていきたいものです。
今後も、IT投資をすることで効率化を図れるなら、どんどんしていきたいところ。
ノウビーにはまだまだ他の便利機能があるので、日々触りながら覚えていきます。
自社ではどのようなIT投資をしていますか？
